【籌辦活動】健康促進「系列講座」傷痕累累…你需要一個行動懶人包(下集)！-開辦前、中、後3大心法
還沒看過上集的朋友可以前往上集，辦系列講座的細節很多，常常準備那個漏這個，導致活動出包頻頻救火，這篇結合我的實務經驗，分享後段開辦前準備、講座開辦中、講座開辦完的心得，有興趣的讀者就繼續看下去！
系列講座如何辦成-你不可不知的坑(下)
開辦前準備
講師接洽
在講座開辦前，講師是最知道講座呈現與流程進行的人，所以我通常會在開辦前一個禮拜先詢問場佈、要準備的物品、需要協助的部分等，當初系列講座是與MGA筋鑑康黃卉君創辦人共同合作，第三場是刮痧實務訓練，所以事前準備包含：
1.提醒穿著衣領寬鬆的衣服，方便操作，並攜帶小毛巾擦油(刮痧油)
2.酒精(之後消毒刮痧盤)、手套(一般醫療手套，刮痧用)、擦手紙或是衛生紙
3.設備器材部分需要投影幕、簡報器(備用)、音響、麥克風（有無線耳掛就最好）
4.當天協助將刮痧盤回收，數量務必前後一致
當天由於要讓大家操作方便並能以各種角度與老師互動，所以讓桌子已散狀排列，如下圖，這些都是在事前先設想好，目的就是體貼講師及員工，讓講座流程更順暢。
如果報價單(機構指派型講師)或勞報單(個人型講師會使用)請款問題也可一併詢問老師或機構負責人是否有空處理，想問的問題一次列好一次問，減少互相周旋損耗時間。
宣傳
除了文宣宣傳告訴大家講座資訊外，為了建立口碑與講座熱度，口耳宣傳是開辦系列講座的重頭戲。而我們在職場辦講座，花的是主管、員工們上班的時間來聽講，所以講座初期第一場到最後一場宣傳概念都不同：
首次開辦
第一次開辦講師沒有來企業建立口碑，大家還不認識他，這時候我們找種子員工是重點，通常再開辦前1個禮拜我就會陸續提醒大家有這個講座，我會依照以往參加過講座的員工，找出固定班底，電話詢問尋找種子員工。
我會根據單位不同休息時間與特性打電話，並且請有意願參加的員工邀請他們的同事一起來參與，有拉到一個是一個，累積參與人數。
另外當時我們單位與人資很需要互相幫忙，我們辦活動，他們能撰寫工作生活平衡獎之類的專案，所以我也會請人資主管協助幫忙我宣傳活動，若有空請共同共襄盛舉，就這樣一個傳一個累積人數。
所以的第一場的講座人數，很多時候是拜託出來的，除非員工們真的要開會、接洽客戶或很忙，不然答應的可能性是高的。
辦第二場
開辦過後便有第一次上課的員工與口耳相傳的收穫，通常開辦完我們會做講座PPT及教學影片分享，讓員工們看一下上課可學習到的東西，如果員工覺得收穫很大，他們就是最好的宣傳。
而當同一位講師要來講不同主題，也因為有員工的口碑保證，「主管支持」就是很好的運用，我們主管也會去跟上級討論，請上級協助宣傳講座，這時效果就更好了，當然所待的企業本身是支持健康促進，那相對這些宣傳與支持就是很大的加分。
但我也有聽過員工們怨言過來上課1小時，他們就得多加班1小時來成全這件事，老實說這是辦職場講座很現實殘酷的面向，所以該如何推出優質的內容、真能切中員工痛點，一直在我心中種下。
而我有時在企劃活動，也更在意他們是否能融合於生活中的參與活動，而非要占用他們稀缺的時間，能不能接地氣、實用於員工，真的是想活動時刻不能忘的初衷(但這邊是分享系列講座，就不細談)。
物品準備
開辦前要準備的東西包羅萬象，但舉辦講座要準備的就是那些，我以前會準備一個專門記事的NOTE，來列清單並記錄準備事項以做提醒，以免忘記而增加來回重工的時間：
文件
簽到表：先確定會來的員工有誰，便可先估計人數並做簽到表，讓員工可以簽到簽退。
勞報單：如果是個人型講師通常只會有這張一式兩份給講師簽名，一份給公司。通常會需要身分證影本等資料，記得跟講師們先要並簽名，以免講師來一趟很多事要處理，而漏了這環節。
報價單：機構型指派講師，若有接洽人處理，便在事前便會處理完畢，若尚未處理或需簽名也是提早準備。
滿意度調查 ：這很重要，想了解員工們對於講座的看法、評分，以前我們的做法甚至會把滿意度調查做成QR code讓大家拿小小一張每個人掃跟填寫，也有承辦人跟我分享過用紙本簡答題型給員工寫，回收率比較高，有客製化的滿意度也會較有共鳴，不過就看主管想要的方式，提供給大家參考。
物品清單
1.訓練教室鑰匙
2.酒精(當時為消毒刮痧盤)
3.擦手紙或是衛生紙
4.個人筆電：絕對要相信莫非定律，莫名其妙會發生事情，筆電帶好隨時待命，需要可以臨時救援，我就遇過講師筆電沒電過。
5.簡報器(備用)、HDMI線(備用)：通常講師會有自己熟悉的設備，但萬一臨時找不到或沒有時，就能即時使用。
6.小喇叭：插電腦放音樂用，有時員工會提早到場，等待的時間可以放音樂讓員工放鬆一下。
7.音響、麥克風：這是講課時讓講師可將聲音傳播得更遠，依企業而定。
8.投影機：注意盡量以可以插HDMI線的投影機會較方便
9.延長線(長的)
10.厚書（墊投影機用）：這是因為當時企業是隨攜式投影機，非壁掛，如果臨時投影歪斜或無法投影得很清楚，厚書本墊著可以調整 。
11.垃圾袋（大、小）
12.飲品、餅乾、盤子、紙杯：為了讓員工享受到很好的講座體驗，我們還準備熱薑茶、營養蘇打餅乾等讓同仁可以上課過程中餓了可至後方取用；如果是辦運動類型的課程，我們會準備檸檬氣泡水。
13.小牌子 ：如果有吉祥物牌子等等，可以帶著，拍照好看且體面，要用來撰寫計畫與認證等都很好用。
14.課程要求的必備物品
基本上上面是我每次辦講座或活動會先從裡面微調的準備清單細節。
講座開辦中
講座開辦時的注意事項，便是隨時注意講師與員工的需要，給予是當的協助，我們就是講師們的最佳助教。為了讓講座運行順利，聽講時員工體驗很重要：燈光、投影清楚度、聲音都要注意，做適時調整。
可以適時提供講師杯水或飲品，慰勞講師講課的辛勞，另外當時我們是刮痧實務講座，所以講師會需要直接操作，所以我也會在他旁邊協助拿麥克風，隨時注意他的需求。
開辦講座後，要留下一些照片或影片這是最好的證明，也是日後撰寫計畫很好的題材。另外，開辦前準備的程序很充足，那講座開辦順利的機會就大幅提高，整體運作就會很順暢，也很恭喜大家走到這了！
開辦完覆盤
當時因為是刮痧練習實務講座，所以最後會有收刮痧盤、清點、清理等環節，雖然講師有帶助理來協助，但我們工作人員還是集體幫忙清潔員工用過的刮痧盤，講師也很是感謝，互相幫忙是應該的啦。
最後講座結束後，如果是不熟悉的講座形式或有過突發事件，我會在事後寫在NOTE裡做個小提醒，也預防後續會再發生同樣失誤，其實有時不用寫非常完整，有個前面的提醒也會有大略印象發生什麼事，是很好的紀錄。
系列講座的效果-實戰心得
開辦講座前能做足準備，並且思考可能遇到的事情加以避免，便會講座順利運行，減少不必要的困擾。在我與團隊們共同辦了這系列講座後，不只同仁們更清楚刮痧，還引發了一系列刮痧風潮。
員工們還曾拿著刮痧盤來保健室，說另一位有點中暑，借他們隱密空間來刮痧。也有同仁在滿意度上給予實際的建議，希望明年再辦哪些活動等。成為很棒的回饋！
我也在系列講座中結識了黃卉君講師，彼此也成了朋友，當很認真在做一件事的時候，我相信大家都能感受到，盡力做好每件事，就是不愧對自己最好的方式。
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