【籌辦活動】健康促進「系列講座」傷痕累累…你需要一個行動懶人包(上集)！-減少中招前5厚黑坑
大家有舉辦過實體講座的經驗嗎？你有過籌辦過程很累，但開講當天完全沒人的經驗嗎？辦講座前置作業一堆，常常準備那個漏這個，導致活動出包頻頻救火嗎？如果以上都是你的心聲，那這篇文章你可以收藏起來，每次要辦講座時檢視一下！
系列講座籌辦前情提要
系列講座是一個很特別的形式，它並非一次性的講座，辦不好大不了結案，正確來說它是個可以促發習慣，甚至復盤的形式。如果辦得好，它的效益不純粹是得到知識，更能建立受眾的習慣，達到健康促進的效果。但大家有時很納悶，連辦一次性地都沒人要參加了，辦系列型的講座主題類似，那不是更沒人嗎？其實裡面是有些技巧的，如果能鎖定這些環節並佈局，或許會讓你的講座活動起死回生。
我曾因為主管的引薦，而參與系列講座的籌辦，當時辦的是「肌肉骨骼痠痛預防講座」，我們是與MGA筋鑑康黃卉君創辦人合作，將一系列主題：職場痠痛預防→高效運動指導→刮痧知識、教導如何刮痧、演練，當年度辦了3場，在系列講座中慢慢呈現出來。而第一場講座的人數約在20人上下，第二場在35人，第三場講座落在57人參與，這是在一個150-200人內的企業扣除當日放假的員工，也就是至少一半的人都來參與講座，並且大受好評，滿意度高達9.83(滿分10分)，當時還一度掀起了員工小中暑或休息時互相刮痧的美妙效益，也有員工回饋這場講座對自己的收穫很大，現在也常在家裡幫家人刮痧等。這究竟是如何辦到的？
系列講座如何辦成-你不可不知的坑
籌劃間
主軸與成本
這在其他篇文章也有提到，要辦好活動一定要抓到主軸，今年要做的健康問題概念是什麼，為何而辦？如此才能符合年度規劃與上級接受的合宜性，另外在健康促進籌畫上獲得的經費有多少？整體編制系列講座可能花費的價格等，需要與講師互相討論的價格落在何處以取得平衡。
講師
那以「系列講座」為軸，要找哪類的講師變得很關鍵，有分成機構分派或個人講師，也因為我們是有辦講座的需要，口袋中厲害的講師名單很重要(講師物色與接洽細節水很深，待之後分享)，而系列講座尤其關鍵，第一場講座一打出去便要產生口碑，那後面講座的推行才能累積得勝。所以找講師時要先有概念，講師是否有系列課程？或者這講師的課你上過內容很棒？以下分兩類：
機構分派
如果有長期合作的機構，他們會有些厲害的講師名單，若要系列講座辦得好，要先與機構了解講師的背景、上過的課程，有沒有可能包裝成系列，講師擅長的內容，機構們了解講師們的專長與特色，所以如果已經是跟機構配合很棒的講師，我建議以他們習慣的系列講座形式題目做微調，不要過度更改講座中的內容與細節，讓講師自行發揮，但要告知企業文化本身的細節，是否可加入行銷元素(可賣健康產品嗎？)像此次活動實例，我們是找MGA機構的創辦人黃卉君來辦企業講座，本身就有設計好的內容，並環扣辦公室族群等切進當年健康推進主軸，且已有聽過講師講過課程，品質也有信任度。
個人型
有些講師是個人品牌經營，並沒有隸屬在團隊中。那這類的講師我建議請他們前，自己可以先上過他們的課，以了解他們上課的風格、給的質量。如果沒時間，可以參考講師的簡歷與評價，也可以搜尋到一些資料，在與講師接洽時，可跟他們討論課程內容、希望擁有活動設計，如果講師有貼近健康問題主軸很好的系列課程題材，也可一起討論並納入實體。有時會找含金量很高，且很願意配合其他有趣專案的講師，那未來再推其他專案或許就可以找這類講師一起參與，可以拿到cp值很高的服務。像是黃丞隆老師，他就是很棒的飲食促進講師，我便與他合作過大型專案，是個很厲害的老師。
日期怎麼喬
敲定講座主軸、講師費等環節後方向已定，那重點來了，要辦在什麼時候？這關係到誰會參加及多少人參加，所以敲定課程很關鍵核心就是時間要辦在什麼時候？以下有幾點請大家注意：撞期、開會、企業文化。辦講座絕對不是自己辦自己想就可以，尤其我們更要跟人資打好關係，人資會辦教育訓練並掌握訓練教室或會議室使用狀況，所以橋日期前務必先搞清楚以下：
1.目前哪幾個日期已經辦了什麼活動？哪些日教室已經被借走？借的時段？
2.公司每週什麼時候主管及各部門開會？上午下午？
3.公司活動舉行的淡季與旺季，像每年年初有稽核、年終有緊急逃生演練、福委會活動等等，這些訊息都可以先掌握
4.了解公司中會辦活動的單位，與籌辦人先發出自己要辦活動的消息，互相討論不撞期
5.最後集結出可辦的日期，拿去與主管討論，選出合宜的日期至少三個，讓講師選
開辦前置作業最重要就是敲時間，建議主軸、講師定案後，就要趕快敲時間，一場系列活動年初就要把一整年的日期喬好！因為企業有空檔、講師也要有空，總之集結好可辦日期趕快簽下，以免後續改期，地點更改，種種要救火的情況。
地點辦在哪
有些企業就一兩個空間可以辦講座，那就看最後受眾人數決定要辦在哪，像之前企業有兩個地點可以辦實體講座，我通常是敲好日期後把兩個空間都先借起來，畢竟到時候受眾有多少人參與還是未知數，誰知道招生狀況會怎麼樣呢？如果招生狀況不如預期，那到時候就辦在比較小的教室，招生狀況很好時可以辦在大的教室，那宣傳海報怎麼寫？可先寫比較小的教室營造數量有限的感覺(但最後但書依實際人數而定)；另外別擔心其他單位要借場地怎麼辦，因為如果他們真的當日有需要，他們會來跟你協商，所以先搶先贏，不要懷疑。
文宣製作
以email、海報、電視牆宣傳都可以是策略，這邊建議敲定日期、時間、地點，便可以開始製作文宣，做海報的重點有在其他文章提到可以參考，因為是「系列型講座」，所以海報要呈現：日期、時間、地點、受眾、講師介紹、講座主題及簡介(必要時)、報名QR code(視情況)，如果很了解企業文化，日期抓的對，通常來參加的員工數就不錯，那未必需要報名QR code，當然如果有開放給委外同仁參與，那報名表單是為他們所設的，但我個人是傾向使用報名表單，因為可以瞭解報名部門及性別等，通常部門中的成員性質類似，尤其辦公室族群，習性、休息時間類似，有報名表單就有報名的成員，也可作為後續宣傳活動的推銷依據。Email文案的話，你就是擬個初版給老闆改就對了，因為每個老闆希望你在mail裡呈現內容都不一樣，之後造著老闆改的模組去推敲之後寫的邏輯就可以了，海報文宣及後續推銷作業才是吸客主軸。
講座籌辦細節多
要辦一場活動的細節密密麻麻很多，真的不是一小篇文可以說完的，下一篇我將再拆解開辦講座前、講座中、講座後的避坑細節，我們籌畫者辦活動時會有很多要注意的事，所以事前的規劃遠比執行當下更要注意，以免一個陷阱掉下去，後面很多事要頻頻救火，畢竟籌劃人本身都還是有其他事情要做，單單為了撞期改時間、改地點，就足以讓你喬好幾天，真的要好好看帶籌辦前的種種準備，我們就像是打仗前的軍師，在打仗前就要先佈局、考慮環節，才能趨吉避凶、步步為營啊！
你可能會有興趣的其他分享：
創新的健康促進計畫靈感從何而來？用1個經驗分享帶你簡單窺探 – 抓住眼球，不忘初衷(上集)
辦好1場健康促進活動「主管支持」很重要，但這四個字的奧妙你掌握了嗎？
【籌辦活動】健康促進「系列講座」傷痕累累…你需要一個行動懶人包(下集)！-開辦前、中、後3大心法
